Folyamatszervezés II. - A folyamatszervezés lépései és informatikai támogatása

1. CPI, BPD, BPR, Kaizen

2. Tartalom - BPR

3. Folyamatok alkotóelemei

4. Folyamatok hierarchiája

5. Folyamatszervezés lépései

5.1. Átalakítási igény

5.2. Előkészítés

5.3. Folyamatelemzés

5.3.1. Benchmarking

5.4. Működési jövőkép

5.4.1. Folyamatmodell

5.5. Folyamatoptimalizálás

5.5.1. Folyamatok listája

5.6. Folyamattervezés és szabályozás

5.7. Megvalósítás támogatása

CPI, BPD, BPR, Kaizen

CPI < BPD < BPR
radikalizmus --> ++
terjedelem --> ++

BPD: Business Process reDesign: kevésbé nagy volumenű...

Kaizen: ~= Continuous Process Development

Kai: javítani, váltiztatni
Zen: egyszerűen, csak...
folyamatos, fokozatos tökéletesítés

BPR és CPI optimális esetben váltogatja egymást, amikor éppen kell..
pl.: ha sok a technológiai innováció, gyakrabban keell BPR-t végrehajtani

link: VSZ12-1.pdf
legyen az első, és nem a második (szervezeti inrecia/rezisztancia...)...

előkészítés, célkijelölés
elemzés
működési jövőkép
folyamat-optimalizálás
folyamattervezés & szabályozás
megvalósítás

Tartalom - BPR

átfogó, radikális változások folyamatszervezési lépései
- előkészítés
- folyamatelemzés, benchmarking
- működési jövőkép: process vision
- folyamatoptimalizálás
„így kellene optimálisan működni”
- folyamattervezés- és optimalizálás
- megvalósítás

Folyamatok alkotóelemei

minden folyamatnak van:
- input
lehet adat, vagy anyag
- output
- definiálható tevékenység:
a folyamat egyik legkisebb alkotóeleme...
- felelős szervezeti egységek: beszerzési, raktározás... stb...
- felelős személyek
- munkaeszközök
- bizonylatok
- adatbázisok
- kapcsolódási pontok (logikai kapcsolatok)
- ...

Folyamatok hierarchiája

Főfolyamat: pl. értékesítés; ügyfélkapcsolat management
<
Folyamat: tömeges számlázás
<
Részfolyamat: száviteli elszámolás
<
Tevékenység: számlatétel ellenőrzése
<
Művelet...

BPR: főfolyamatok átszervezése

Folyamatszervezés lépései

Átalakítási igény
-->
Új szervezeti folyamatok

Átalakítási igény ==>
- előkészítés
==> folyamatelemzés, benchmarking
==> működési jövőkép: process vision
==> folyamatoptimalizálás
„így kellene optimálisan működni”
==> folyamattervezés- és optimalizálás
==> megvalósítás
==> Új szervezeti folyamatok

Átalakítási igény

- külső hatás:
- csődhelyzet...
- belső hatás
- jön valaki, hogy jól megváltja a világot:
vezetői inspiráció von Bauch...

Előkészítés

- Tevékenység
- mekkora legyen a terjedelem, miket kelll átalakítani?
- optimalizálsái célok meghatározása
- projektirányítási rendszer kereteinek meghatározás
- módzsertan kijelölése
- Eredmény
- teljesítmény felülvizsgálat
- stratégia és célok
- projektterv
- Kritikus tényező:
- az első szakasz a válllati teljeítmény felülvoizsgálatával kell kezdődjön

- kik kerülnek a projektvezető bizosságban?

Folyamatelemzés

- tevékenység
- a jelenlegi folyamat fő jellemzőinek azonosítása
(lépések, felelőspk, i/o kapcsolatok, IT támogatás)
- részfolymatok ráfordításai:
idő, költség, ember...
- összehasonlítási alapul szolgáló folyamatok jellemzőinek és mutatószáainak tanulmányozása
- eredmény
- jelen működés értékelése
- benchmarking
- kritikus tényező
- általában fölös a részletes felmérés: folymataokat és működést akarunk megérteni
- magunknak dokumentálunk...

ez kellemetlen meló.

Benchmarking

folyamatos, szisztematikus folyamat azon szerevezetek termékeinek, szolgáltatásainak és munkafolyamatainak kiértékelésére, amelyeket a legjobb gyakorlatot folyttaónak ismernek el, szervezeti fejlesztés écljából (Spendolini)
A benchmarking olyan információval szolgál, amely betekintést enged a fennálló hiányosságokban, és ezáltal elősegíti a kívánt célok elérését. Fejlesztési és változtatási javaslatok alapját képezi\b
- a „felzárkóztatrás érdekében”

Peer Group: akikhez képest benchmarkolunk...

infószerzés
- „versenytársak”
- azonos struktúrájú szervezetek
- ágazaton kívüliek
- tanácsadó cégek...

- nemzetközi vagy hazai....

OUtput infók:
- primer adatok
- szekunder adatok

egész szervezetet vagy kiválasztott területek

==>
- minőség
- átfutási idő
- költségek
- mennyiség

Működési jövőkép
- Tevékenység
- működési alternatívák felvázolása: venni vagy gyáratni döntések előkészítése
- folyamat működési kereteu, struktúra kialakításának alternatívái
- optimalizálási kritáriumok meghatározása
- Eredmény
- vízió
- modell, koncepció
. Kritikus tényező
- minél hamarabb egy működő, követhető modellre van szükség (legjobbm, ha van példa)

„make or buy”: venni vagy gyártani
„van 5 teherautóm, meg Józsibácsi... őt tuningoljam, vagy inkább sourcingoljam out?”

Folyamatmodell
nagyvonalú ==> részletes
részletes, mn.: unalmas, sose fejezzük be, de ilyen az élet...
„meg amúgyis ha már megvettük azt a méregdrága ARIS-t”

benchmark: mások mit menniy idő alatt csinálnak

„blank sheet”: benchmark alapján megtervezem, hogy fogok működni..

CPI-nél azt a kérdést tesztem fel, hogy a jelenlegi keretek közt hogy leheetne picit jobban működni...?

itt az a kérdés, hogy hogyan kell működni?\b
hogy cisnálják a legjobbak?

„peer groupban keresem a benchmarkokat”

Folyamatoptimalizálás

- Tevékenységek
- folyamarioptimalizációra vonatkozó intézkedések kidolgozása; a célok és ajelenlegi helyzet közti rés kitöltése...
- Eredmény
- intézkedések
- a megvalósítás projektterve
- Kritikus tényező
- az átalakulás pontos megtervezése
- a részletes akcióterv kimagaslóan fontos

Folyamatok listája

Folyamattervezés és szabályozás

folyamatdokumentálás
minkakörök ki vagy átalakítása
szabályzatok, st
i/o folyamatok megtervezélse

Megvalósítás támogatása

képzés, folyamatfelelősok
folyamaztoptimalizáló teamek

Eredmény : projekt nyomonkövetés